La planificación de eventos es un deporte de alto rendimiento. El catering llega a la dirección equivocada y la tarta es para “Laura” cuando el cumpleañero se llama “Luis”. Un pequeño error logístico puede escalar rápidamente de un simple inconveniente a una catástrofe.
La planificación de un evento es un arte. Y como todo arte, requiere paciencia, experiencia, y una pizca de magia.
Te vengo a ayudar a evitar estos errores en eventos muy comunes, y si ya los hiciste, pueder reirte y recordarlo.
Este artículo está escrito por Venuu.com, la plataforma n.º 1 para encontrar espacios increíbles para eventos en España y toda Europa.
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Tú traes la fiesta. Nosotros, el lugar.
1. El falso "Todo está bajo control"
El caos a menudo comienza con la creencia optimista de que, simplemente porque enviaste un correo electrónico, el trabajo se hará mágicamente.
La organización falla cuando no hay retroalimentación activa. Imagina que delegaste la tarea de imprimir las identificaciones de los asistentes. Tú asumes que están impresas en papel de alta calidad con cordones elegantes. Tu ayudante asumió que debía usar la impresora de la oficina, terminando con etiquetas borrosas pegadas con cinta adhesiva. El problema no fue la intención, sino la falta de especificación y confirmación.
Errores clásicos de desorganización:
- No asignar roles: todos corren como pollos sin cabeza
- No tener cronograma: el DJ pone la música antes que llegue la gente, y la comida aparece al final
- No saber a quién llamar si falla algo: “¿Y quién tiene el número del del proyector?”
La solución de la planificación profesional
- Implementa la Matriz RACI: Asigna roles explícitos para cada tarea: Responsable (hace el trabajo), Aprobador (tiene la autoridad final), Consultado (da feedback antes de actuar) e Informado (recibe el estado). Esto elimina las ambigüedades.
- El ritual del triple check: Para tareas críticas (llegada del catering, apertura de puertas, inicio de la presentación), no solo envíes un email. Llama al proveedor una semana antes, un día antes y una hora antes de su llegada. La organización se basa en la redundancia de la comunicación.
- Documentación centralizada: Utiliza una herramienta compartida (Google Drive, Trello, etc.) para que todos los involucrados accedan a la misma versión del cronograma y de la lista de contactos de emergencia. Nunca confíes en los documentos adjuntos de correos electrónicos antiguos.
2. El síndrome del "Buffet Infinito"
El impacto de la comida y bebida es emocional. Quedarse corto es un insulto y exagerar es un desperdicio financiero.
Subestimar las necesidades dietéticas es otro error catastrófico. Un organizador sin planificación simplemente pide "algo de carne y algo vegetariano". Luego, el día del evento, 15 invitados con alergias al gluten, lactosa y mariscos, y un vegano estricto, se quedan mirando con envidia el plato de pasta. La organización de la hospitalidad debe ser inclusiva.
Errores comunes:
- No calcular cantidades y quedarte sin snacks a mitad de la fiesta
- Hacerlo todo casero sin ayuda… y pasar el evento en la cocina
- No tener opciones vegetarianas o alérgenos en cuenta
La solución:
- El sondeo dietético: Incluye siempre un campo de "Restricciones Dietéticas/Alergias" en el formulario de inscripción. Esto te da datos precisos para tu planificación de catering.
- La fórmula de la bebida: Para un evento de 4 horas, calcula una bebida por persona en la primera hora y media bebida por hora a partir de entonces. Multiplica la cantidad total por el 1.2 para un pequeño margen de seguridad. La organización de bebidas alcohólicas debe incluir un 20% de opciones sin alcohol interesantes (no solo agua).
- Etiquetado: Asegúrate de que cada plato del buffet esté claramente etiquetado con su nombre y los alérgenos clave (gluten, frutos secos, lácteos). Esto mitiga el riesgo legal y la ansiedad de los invitados.
Recuerda que es mejor que sobre a que falte. Como siempre en mi casa. Cuando hay poco, todos se quejan y cuando hay mucho de repende nadie tiene hambre, pero en casa no se desperdicia. Si hay que comer sobras durante una semana, se come sobras durante una semana.
3. La música
Una fiesta sin música es una reunión de vecinos. Muchos subestiman el poder de una buena playlist, o peor, la dejan en manos del amigo “melómano” que solo pone jazz experimental durante el brindis.
Errores musicales de campeonato:
- No tener música para todos los momentos (recepción, comida, baile, cierre)
- No probar el sonido antes (y darte cuenta que el micrófono no funciona)
- Dejar que todos conecten su móvil y convertir la fiesta en guerra de DJs
La solución:
- Prepara playlists anticipadas para cada fase del evento.
- Y si puedes, contrata un DJ profesional o alguien de confianza con buen gusto y responsabilidad.
La organización musical también importa y mucho.
4. La Ley de Murphy del cableado
La tecnología es tu mejor amiga y tu peor enemigo.
El fallo más común es ignorar la compatibilidad. El orador llega con su Mac de última generación y el cable HDMI del lugar es solo para PC viejos. Listo, 15 minutos de pánico.
Otro error es no tener una conexión de respaldo para internet. Si el Wi-Fi falla durante una presentación interactiva, toda la planificación de la participación del público se derrumba.
La solución:
- El Kit de Supervivencia Técnica: La planificación de un evento moderno requiere que siempre lleves, un juego completo de adaptadores HDMI, USB-C, y VGA; un hub USB con múltiples puertos y al menos tres alargadores.
- Verificación de carga y ancho de banda: Antes del evento, prueba la velocidad de la red en la hora pico esperada. Si 200 personas se conectan simultáneamente, el Wi-Fi puede colapsar. En la fase de organización, haz un acuerdo con el proveedor del lugar para garantizar un ancho de banda dedicado.
- El archivo de respaldo local: Exige a los presentadores que envíen sus diapositivas un día antes. Cárgalas en la computadora principal del evento y tenlas en una memoria USB de respaldo. Nunca confíes únicamente en la nube o en el portátil del orador.
La clave del éxito no está solo en la planificación de lo que debería pasar, sino en la organización y anticipación de lo que podría salir mal.
5.No prever imprevistos
Lo inesperado siempre pasa. Se cae el proyector, se rompe el vestido, se enferma el animador. ¿Tienes plan B? Si no lo tienes quiere decir que eres un novato, y no pasa nada, para eso estoy.
Errores por falta de plan B:
- No tener backup de música o presentación
- No llevar botiquín o kit de emergencias
- No prever sombra o lluvia en eventos al aire libre
Solución:
Ten siempre un “kit del organizador”:
- cinta
- cargadores
- botiquín
- snacks extra
- pañuelos
- imperdibles
- paraguas
- buena actitud.
La organización de un evento incluye tener un as bajo la manga.
Errar es humano, planificar es divino
Organizar un evento puede ser tan estresante como divertido. Pero si aprendes de estos errores, tu camino será mucho más fácil.
La planificación y la organización no son enemigas de la fiesta, son sus mejores aliadas. Te permiten disfrutar, improvisar cuando toca, y dejar que la magia suceda sin perder la cabeza.
Así que la próxima vez que tengas que montar una fiesta, una boda, un evento corporativo o una reunión familiar... respira, haz tu lista, pide ayuda, y haz magia.
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